Individuelle POS-Software für Einzel- und Großhandel

Individuelle POS-Software beweist sich an der Kasse, nicht in einer Verkaufsdemo. Wenn ein Großhändler dasselbe Kabel an einen Kunden meterweise und an einen anderen trommelweise verkauft oder ein Geschäft drei Kassen und zwei Filialen hat, geraten Standardsysteme ins Wanken. Das Personal erfindet Umwege, und am Monatsende passen Bestandszahlen und Kassenlade nicht zusammen.

Wann individuelle POS-Software einem Standardsystem überlegen ist

Für ein kleines Café oder einen Geschenkeladen mit einer Kasse ist ein Abo-System wie Square oder Lightspeed oft die richtige Wahl. Wenn das auf Sie zutrifft, sagen wir es Ihnen.

Ein individuelles System lohnt sich, wenn Ihre Art zu handeln nicht zur Denkweise der Software passt. Die Anzeichen sind für die Leute an der Kasse meist offensichtlich:

• Sie verkaufen zu Großhandels- und Einzelhandelspreisen, manchmal an denselben Kunden am selben Tag.
• Artikel werden in mehr als einer Einheit verkauft, etwa in Kartons, Packungen, Metern oder Kilos.
• Stammkunden kaufen auf Kredit und zahlen wöchentlich oder monatlich.
• Ware wandert zwischen Filialen oder einem Lager, und niemand traut den Umbuchungszahlen.
• Sie zahlen pro Kasse, pro Nutzer und pro Add-on, und die Monatsrechnung wächst immer weiter.

Unser Gründer hat jahrelang Kasse, Lager und Buchhaltung eines Elektrohandels geführt, bevor er Software entwickelte. Das POS, das wir für dieses Unternehmen gebaut haben, läuft dort noch heute, daher wissen wir, was ein Samstagsansturm mit einem schlecht gestalteten Bildschirm macht. Mehr dazu lesen Sie in unserer Fallstudie zum Star Electric POS.

Typische Unternehmen, für die es passt

• Ein Eisenwaren- und Elektrohändler in Birmingham mit Händlerkonten und Laufkundschaft
• Ein Autoteile-Großhändler in Lahore, der an Werkstätten auf monatlichen Kredit verkauft
• Eine Familien-Lebensmittelkette mit drei Filialen und einem zentralen Lagerraum
• Ein Baustoffhandel in Cork, der nach Gewicht, Länge und Palette verkauft

Jedes dieser Unternehmen braucht aus einem anderen Grund ein eigenes POS. Gemeinsam haben sie eine Kasse, die den ganzen Tag voll ist, und einen Inhaber, der ehrliche Zahlen will.

Kassenprobleme, die ein individuelles POS löst

Das sind die Beschwerden, die wir am häufigsten von Ladeninhabern und Filialleitern hören. Für jede gibt es eine klare Lösung, wenn die Software um Ihr Geschäft herum gebaut wird.

• Langsamer Checkout. Zu viele Klicks pro Verkauf. Wir gestalten den Abrechnungsbildschirm rund um Ihre meistverkauften Produkte, mit Barcode-Scan und Tastenkürzeln für Personal, das den ganzen Tag bedient.
• Bestände, die nicht zum Regal passen. Verkäufe, Retouren, Einkäufe und Umbuchungen aktualisieren den Bestand an einer Stelle, mit einem erfassten Grund für jede Korrektur.
• Kreditverkäufe im Notizbuch. Kundenkonten, Kreditlimits und Kontoauszüge liegen im System, nicht in einer Schublade.
• Kassen, die mit dem Internet ausfallen. Offline-Abrechnung hält jede Kasse am Laufen und synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist.
• Streit beim Tagesabschluss. Ein täglicher Kassenbericht pro Kasse und pro Kassierer, der mit der Kassenlade übereinstimmt, mit Karten- und Kreditverkäufen getrennt ausgewiesen.

Abrechnung, die die Schlange in Bewegung hält

Ein Kassenbildschirm sollte in einer Stunde erlernbar sein. Er sollte dem Kassierer nur zeigen, was er für den aktuellen Verkauf braucht: den Artikel, den Preis, die Menge und die Summe.

Rabatte, Retouren und Umtausch folgen Regeln, die Sie festlegen, sodass neue Mitarbeitende nicht versehentlich Marge verschenken. Führungskräfte können mit eigenem Login übersteuern, und jede Übersteuerung wird protokolliert.

Funktioniert es, wenn das Internet ausfällt?

Ja. Internetausfälle gibt es in jeder Einkaufsstraße und auf jedem Markt. Unsere Kassensoftware für den Handel speichert jeden Verkauf zuerst lokal, druckt den Beleg und synchronisiert mit der Hauptdatenbank, sobald die Leitung wieder steht. Kunden müssen nicht warten, während jemand den Router neu startet.

Hardware an der Kasse

• Barcode-Scanner, als Hand- und Tischgeräte
• Thermo-Bondrucker in 58 mm und 80 mm Breite
• Etikettendrucker für Regaletiketten und Barcodes
• Kassenladen, Kundendisplays und Kartenterminals

Wir richten jedes Gerät an jeder Kasse vor dem Start ein und testen es. Belege werden so gedruckt, wie Sie es möchten, mit Ihrem Logo, Ihren Rückgaberegeln und Steuerangaben. Wenn Sie bereits funktionierende Hardware besitzen, bauen wir darauf auf, statt Sie zum Neukauf aufzufordern.

Bestandsdaten, denen Sie vertrauen können

Ein POS ist nur so gut wie seine Bestandszahlen. Die Lagerseite des Systems erfasst, was hereinkommt, was hinausgeht und was zu lange herumliegt.

Bestand über mehrere Filialen

Jede Filiale sieht ihren eigenen Bestand und kann prüfen, was andere Filialen vorrätig haben, bevor sie einem Kunden absagt. Umbuchungen werden an einem Standort versendet und am anderen empfangen, sodass Ware nie an zwei Orten gleichzeitig gezählt wird.

Der Inhaber oder die Zentrale sieht alle Filialen auf einem Bildschirm: die bisherigen Tagesumsätze, den Bestandswert pro Standort und welche Filiale bei einem Schnelldreher knapp wird. Filialleiter sehen nur ihre eigenen Zahlen, sofern Sie nichts anderes festlegen.

Preise lassen sich zentral oder pro Filiale festlegen, was hilft, wenn Miete und lokaler Wettbewerb von Stadt zu Stadt unterschiedlich sind.

Ladenhüter und Nachbestellungen

Berichte zu Langsamdrehern und Ladenhütern zeigen, was Ihr Geld bindet. Nachbestellberichte basieren auf Ihrer tatsächlichen Verkaufshistorie, sodass Sie bestellen, was sich verkauft, und aufhören, nachzubestellen, was liegen bleibt. Für viele Handelsunternehmen macht sich Lagerverwaltungssoftware genau hier bezahlt.

Inventuren

Vollständige Inventuren und schnelle Stichprobenzählungen lassen sich mit einem Handscanner oder einem Smartphone erledigen. Abweichungen werden angezeigt, bevor etwas korrigiert wird, sodass ein Zählfehler keinen echten Bestand löscht.

Einkauf und Lieferanten

Bestellungen, Wareneingangsscheine und Lieferantensalden liegen neben den Verkäufen, sodass Ihr Einkäufer und Ihr Steuerberater mit denselben Zahlen arbeiten.

FBR-POS-Integration für Händler in Pakistan

Dieser Abschnitt gilt für unsere Kunden in Pakistan. Händler, die unter die Tier-1-Regeln fallen, müssen ihr POS an das FBR-System anbinden. Jeder Verkauf wird in Echtzeit gemeldet, und der gedruckte Beleg trägt eine FBR-Rechnungsnummer und einen QR-Code.

Für pakistanische Kunden bauen wir die FBR-Integration standardmäßig in unsere individuelle POS-Software ein. Die Details, die üblicherweise Probleme machen, etwa abgebrochene Verbindungen während eines Verkaufs, Nachdrucke, Retouren und Rechnungen, die erneut gesendet werden müssen, werden in der Software abgefangen, damit die Kasse weiterläuft.

Was Sie vor dem Start prüfen sollten

• Ihre Registrierungsdaten und POS-ID von der FBR
• Welche Filialen und Kassen angebunden werden müssen
• Wie Retouren und Gutschriften gemeldet werden sollen
• Wer in Ihrem Team den täglichen Abgleich prüft

Die Regeln und Registrierungsschritte werden auf der Website des Federal Board of Revenue veröffentlicht und ändern sich von Zeit zu Zeit. Wir halten unsere Integration aktuell, Ihre eigenen Pflichten sollte aber Ihr Steuerberater bestätigen.

Buchhaltung, Steuern und Ihr Steuerberater

Niemand möchte denselben Verkauf zweimal eintippen, und Ihre Kasse sollte Sie nie dazu zwingen. Verkäufe, Einkäufe und Zahlungen können in Ihr Buchhaltungssystem gebucht oder in einem Format exportiert werden, das Ihr Steuerberater bereits nutzt.

• Xero und QuickBooks für Kunden in Großbritannien und Europa
• Tally und Busy für Kunden in Pakistan
• CSV- und Excel-Exporte für alles andere

Berichte, die Inhaber nutzen

Die wirklich wichtigen Berichte sind wenige: Tagesumsatz, Marge nach Produkt und Kategorie, Bestandswert, offene Kundenforderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Wir bringen sie auf einen Bildschirm, die Details nur einen Klick entfernt.

Bei britischen Geschäften wird die VAT bei jedem Verkauf erfasst, sodass Ihre Zahlen für Making Tax Digital direkt aus echten Transaktionen stammen. Die Steuerregeln für jedes Produkt legt einmalig eine Führungskraft fest, statt dass ein Kassierer sie errät.

Ihr POS-Projekt planen

Bei einem guten POS-Projekt geht es vor allem ums Zuhören, bevor gebaut wird. Jedes Projekt beginnt mit einem Kassenrundgang, vor Ort oder per Videocall. Wir beobachten einen normalen Tag, notieren die Umwege und listen die Berichte auf, die Ihre Führungskräfte anfragen.

Was Ihnen gehört

Der Code und die Daten gehören Ihnen. Wenn Sie sich von uns trennen, behalten Sie das System und können es an einen anderen Entwickler übergeben. Bei den meisten Abo-Systemen ist das nicht so, dort heißt Kündigen: Tabelle exportieren und von vorn anfangen.

Außerdem gibt es keine Gebühr pro Kasse oder pro Nutzer. Eine zusätzliche Kasse für das Weihnachtsgeschäft oder eine neue Filiale im nächsten Jahr ist eine Einrichtungsaufgabe und keine höhere Monatsrechnung.

Umstieg von Ihrem aktuellen System

Produkte, Preise, Barcodes, Anfangsbestände und Kundensalden werden aus Ihrem alten System oder Ihren Tabellen importiert. Wir führen zuerst einen Testimport durch, prüfen eine Stichprobe mit Ihrem Team und laden erst dann die echten Daten.

Wo möglich, läuft das neue System einige Tage parallel zum alten, damit Sie die Summen vergleichen können, bevor Sie die alten Kassen abschalten.

Schulung und Start

Wir schulen Kassierer direkt an der Kasse und Führungskräfte in den Berichten, remote oder vor Ort in Pakistan. Nach dem Start bleiben wir in den ersten Verkaufswochen eng dabei, denn dann tauchen die kleinen Fragen auf.

Sicherheit, Backups und Mitarbeiterzugriffe

Ein Kassensystem enthält Ihre Umsätze, Ihren Bestandswert und die offenen Kreditsalden Ihrer Kunden, ein Verlust würde also wehtun. Wir sichern die Hauptdatenbank jede Nacht an einen separaten Ort und testen vor dem Start eine Wiederherstellung.

Jeder Mitarbeitende erhält einen eigenen Login. Kassierer können verkaufen und Retouren bis zu einem von Ihnen festgelegten Limit annehmen, während Führungskräfte Preise ändern, Abschreibungen genehmigen und Margenberichte einsehen können.

So sehen Sie, wer was verkauft hat, wer einen Rabatt gegeben hat und wer die Kassenlade ohne Verkauf geöffnet hat. Es geht nicht um Misstrauen. Fragen beim Tagesabschluss sind so in einer Minute geklärt statt in einem Streit.

Fällt ein Kassen-PC aus, lässt sich schnell ein Ersatzgerät einrichten und anmelden, und bereits auf anderen Kassen gespeicherte Offline-Verkäufe gehen nicht verloren. Wir schreiben diesen Wiederherstellungsablauf auf, damit Ihr Filialleiter ihn auch an einem vollen Samstag befolgen kann.

Updates werden zuerst an einer Kopie Ihrer Daten getestet und nach Ladenschluss installiert, nie mitten im Verkauf. Ein neuer Bericht oder eine Steueränderung sollte niemals die Schlange aufhalten.

Zeitplan und Preis

Nach dem Rundgang gelten Festpreise, mit den Bildschirmen, Berichten und der Hardware schriftlich aufgelistet. Typische Einstiegspreise finden Sie auf unserer Preisseite.

Wenn Sie zusätzlich ein Kundenportal oder ein System brauchen, das über die Kasse hinausgeht, deckt unser Service individuelle Software für kleine Unternehmen das ab. Für Fahrer und Außendienstmitarbeiter entwickeln wir außerdem mobile Apps, die auf dieselben Bestände und Bestellungen zugreifen.

Wenn Ihre Kasse langsam ist oder Ihre Bestandszahlen geraten sind, buchen Sie einen Kassenrundgang, und wir zeigen Ihnen, was individuelle POS-Software in Ihrem Geschäft verändern würde.

Individuelle POS-Software für Händler in Pakistan, am Golf, in Großbritannien und den USA

Die Kassenprobleme, die individuelle POS-Software löst, sehen in Rawalpindi, Schardscha oder Leeds sehr ähnlich aus. Was sich von Land zu Land ändert, sind Steuerregeln, Belege und Hardware.

USA

Händler in den USA müssen die Sales Tax pro Bundesstaat und manchmal pro County berechnen. Wir verbinden die Kasse mit einem Sales-Tax-Dienst und mit QuickBooks, statt Steuertabellen von Hand zu erstellen.

Vereinigtes Königreich und Europa

Händler in Großbritannien und der EU brauchen die MwSt. auf Belegen und Aufzeichnungen, die zu Making Tax Digital oder lokalen Vorschriften passen. Umsätze können für Ihren Steuerberater in Xero oder QuickBooks fließen.

Naher Osten und Golfregion

Händler am Golf brauchen Steuerrechnungen, die die MwSt. korrekt ausweisen, 5% in den VAE und 15% in Saudi-Arabien, wo nötig mit Arabisch auf den Belegen. Kreditverkäufe und Bestände über mehrere Filialen funktionieren genauso wie in unseren pakistanischen Projekten.

Unser Team arbeitet von Islamabad aus, das Dubai 1 Stunde, London 4 bis 5 Stunden und New York 9 bis 10 Stunden voraus ist. Gespräche werden in Ihrer Zeitzone gebucht, und die Vormittage in den USA fallen in unseren Abend. Lesen Sie, wie unsere Remote-Projekte für internationale Kunden vom ersten Gespräch bis zum Launch ablaufen.