ریٹیل اور ہول سیل کاروبار کے لیے کسٹم POS سافٹ ویئر

کسٹم POS سافٹ ویئر اپنی قیمت کاؤنٹر پر وصول کرتا ہے، سیلز ڈیمو میں نہیں۔ جب کوئی ہول سیلر ایک ہی کیبل ایک کسٹمر کو میٹر کے حساب سے اور دوسرے کو ڈرم کے حساب سے بیچتا ہے، یا کسی دکان کے تین کیش کاؤنٹر اور دو برانچیں ہوں، تو عام سسٹمز لڑکھڑانے لگتے ہیں۔ اسٹاف جگاڑ ایجاد کرتا ہے، اور مہینے کے آخر تک اسٹاک کے اعداد و شمار اور کیش دراز میں فرق آ جاتا ہے۔

کب کسٹم POS سافٹ ویئر ریڈی میڈ سسٹم سے بہتر ہوتا ہے

ایک کیش کاؤنٹر والے چھوٹے کیفے یا گفٹ شاپ کے لیے Square یا Lightspeed جیسا سبسکرپشن سسٹم اکثر درست انتخاب ہوتا ہے۔ اگر آپ کی صورتحال یہی ہے تو ہم یہ صاف بتا دیں گے۔

کسٹم سسٹم تب فائدہ مند ہے جب آپ کا کاروبار کرنے کا طریقہ سافٹ ویئر کی سوچ سے میل نہ کھائے۔ کاؤنٹر پر کام کرنے والوں کو عموماً یہ علامات صاف نظر آتی ہیں:

• آپ تھوک اور پرچون دونوں قیمتوں پر بیچتے ہیں، کبھی کبھی ایک ہی دن ایک ہی کسٹمر کو۔
• آئٹمز ایک سے زیادہ یونٹس میں بکتی ہیں، جیسے ڈبے، پیک، میٹر یا کلو۔
• مستقل کسٹمرز ادھار پر خریدتے ہیں اور ہفتہ وار یا ماہانہ حساب چکاتے ہیں۔
• اسٹاک برانچوں یا گودام کے درمیان منتقل ہوتا ہے، اور منتقلی کے اعداد و شمار پر کوئی بھروسہ نہیں کرتا۔
• آپ ہر کیش کاؤنٹر، ہر یوزر اور ہر ایڈ آن کے الگ پیسے دیتے ہیں، اور ماہانہ بل بڑھتا ہی جاتا ہے۔

ہمارے بانی نے سافٹ ویئر بنانے سے پہلے برسوں تک ایک الیکٹریکل ٹریڈنگ کاروبار کا کاؤنٹر، اسٹاک روم اور کھاتے سنبھالے۔ اس کاروبار کے لیے ہمارا بنایا ہوا POS آج بھی وہاں چل رہا ہے، اس لیے ہم جانتے ہیں کہ ہفتے کے دن کا رش ایک ناقص ڈیزائن والی اسکرین کا کیا حال کرتا ہے۔ آپ ہماری Star Electric POS کیس اسٹڈی میں مزید پڑھ سکتے ہیں۔

وہ عام کاروبار جن کے لیے یہ موزوں ہے

• برمنگھم میں ہارڈ ویئر اور الیکٹریکل سپلائر جس کے ٹریڈ اکاؤنٹس بھی ہیں اور عام آنے والے کسٹمرز بھی
• لاہور میں کار پارٹس کا ہول سیلر جو ورکشاپس کو ماہانہ ادھار پر بیچتا ہے
• تین برانچوں اور ایک مرکزی اسٹور روم والی فیملی گروسری چین
• کارک میں تعمیراتی سامان کا یارڈ جو وزن، لمبائی اور پیلیٹ کے حساب سے بیچتا ہے

ان میں سے ہر ایک کو مختلف وجہ سے اپنے POS کی ضرورت ہے۔ ان میں مشترک بات یہ ہے کہ کاؤنٹر سارا دن مصروف رہتا ہے اور مالک درست اعداد و شمار چاہتا ہے۔

کاؤنٹر کے وہ مسائل جو کسٹم POS حل کرتا ہے

یہ وہ شکایات ہیں جو ہم دکان مالکان اور مینیجرز سے سب سے زیادہ سنتے ہیں۔ جب سافٹ ویئر آپ کے کاروبار کے مطابق بنایا جائے تو ہر ایک کا واضح حل موجود ہے۔

• سست چیک آؤٹ۔ ہر فروخت پر بہت زیادہ کلکس۔ ہم بلنگ اسکرین آپ کی سب سے زیادہ بکنے والی مصنوعات کے گرد ڈیزائن کرتے ہیں، بارکوڈ اسکیننگ اور کی بورڈ شارٹ کٹس کے ساتھ، اس اسٹاف کے لیے جو سارا دن کسٹمرز کو سنبھالتا ہے۔
• شیلف سے میل نہ کھانے والا اسٹاک۔ سیلز، واپسی، خریداری اور منتقلی سب ایک ہی جگہ اسٹاک اپ ڈیٹ کرتے ہیں، اور ہر ایڈجسٹمنٹ کی وجہ ریکارڈ ہوتی ہے۔
• کاپی میں لکھا ادھار۔ کسٹمر لیجرز، ادھار کی حدیں اور اسٹیٹمنٹس سسٹم میں ہوتے ہیں، کسی دراز میں نہیں۔
• انٹرنیٹ بند ہوتے ہی رک جانے والے کیش کاؤنٹر۔ آف لائن بلنگ ہر کاؤنٹر پر فروخت جاری رکھتی ہے اور کنکشن واپس آنے پر ڈیٹا سِنک کر دیتی ہے۔
• دن کے اختتام پر جھگڑے۔ ہر کاؤنٹر اور ہر کیشیئر کی روزانہ کیش رپورٹ جو دراز سے میل کھاتی ہے، اور کارڈ اور ادھار سیلز الگ دکھائی جاتی ہیں۔

ایسی بلنگ جو قطار کو رواں رکھے

کاؤنٹر کی اسکرین ایک گھنٹے میں سیکھی جا سکنی چاہیے۔ اسے کیشیئر کو صرف وہی دکھانا چاہیے جو سامنے موجود فروخت کے لیے ضروری ہے: آئٹم، قیمت، مقدار اور کل رقم۔

ڈسکاؤنٹس، واپسی اور تبادلے آپ کے طے کردہ قواعد کے مطابق ہوتے ہیں، تاکہ کوئی نیا ملازم غلطی سے منافع نہ گنوا دے۔ مینیجرز اپنے لاگ اِن سے قاعدہ بائی پاس کر سکتے ہیں، اور ہر ایسا اقدام ریکارڈ ہوتا ہے۔

کیا یہ انٹرنیٹ بند ہونے پر بھی کام کرتا ہے؟

جی ہاں۔ انٹرنیٹ ہر بازار اور ہر مارکیٹ میں بند ہوتا ہے۔ ہمارا ریٹیل بلنگ سافٹ ویئر ہر فروخت پہلے مقامی طور پر محفوظ کرتا ہے، رسید پرنٹ کرتا ہے اور لائن واپس آنے پر مرکزی ڈیٹا بیس سے سِنک ہو جاتا ہے۔ کسی کے راؤٹر ری اسٹارٹ کرنے تک کسٹمرز کو انتظار نہیں کرنا پڑتا۔

کاؤنٹر پر ہارڈ ویئر

• بارکوڈ اسکینرز، ہاتھ والے اور فکسڈ دونوں
• 58mm اور 80mm چوڑائی کے تھرمل رسید پرنٹرز
• شیلف لیبلز اور بارکوڈز کے لیے لیبل پرنٹرز
• کیش دراز، کسٹمر ڈسپلے اور کارڈ مشینیں

لائیو ہونے سے پہلے ہم ہر کاؤنٹر پر ہر ڈیوائس سیٹ اپ اور ٹیسٹ کرتے ہیں۔ رسیدیں آپ کی مرضی کے مطابق پرنٹ ہوتی ہیں، آپ کے لوگو، واپسی کی پالیسی اور ٹیکس کی تفصیلات کے ساتھ۔ اگر آپ کے پاس پہلے سے ٹھیک کام کرنے والا ہارڈ ویئر ہے تو ہم نیا خریدنے کا کہنے کے بجائے اسی کے مطابق سسٹم بناتے ہیں۔

اسٹاک ریکارڈ جن پر آپ بھروسہ کر سکیں

POS اتنا ہی اچھا ہوتا ہے جتنے اس کے اسٹاک کے اعداد و شمار۔ سسٹم کا اسٹاک والا حصہ ٹریک کرتا ہے کہ کیا آیا، کیا گیا اور کیا بہت دیر سے پڑا ہے۔

کئی برانچوں کا اسٹاک

ہر برانچ اپنا اسٹاک دیکھتی ہے اور کسٹمر کو انکار کرنے سے پہلے چیک کر سکتی ہے کہ دوسری برانچوں میں کیا موجود ہے۔ منتقلی ایک جگہ سے بھیجی جاتی ہے اور دوسری جگہ وصول کی جاتی ہے، تاکہ اسٹاک کبھی بیک وقت دو جگہ نہ گنا جائے۔

مالک یا ہیڈ آفس ایک ہی اسکرین پر ہر برانچ دیکھتا ہے: آج اب تک کی سیلز، ہر جگہ کے اسٹاک کی مالیت اور کس برانچ میں تیزی سے بکنے والی آئٹم کم ہو رہی ہے۔ برانچ مینیجرز صرف اپنے اعداد و شمار دیکھتے ہیں، جب تک آپ کچھ اور طے نہ کریں۔

قیمتیں مرکزی طور پر یا ہر برانچ کے لیے الگ سیٹ کی جا سکتی ہیں، جو تب کام آتا ہے جب کرایہ اور مقامی مقابلہ ایک شہر سے دوسرے شہر میں مختلف ہو۔

ڈیڈ اسٹاک اور دوبارہ آرڈرز

سست رفتار اور ڈیڈ اسٹاک کی رپورٹس دکھاتی ہیں کہ آپ کا سرمایہ کہاں پھنسا ہوا ہے۔ دوبارہ آرڈر کی رپورٹس آپ کی اصل سیلز ہسٹری استعمال کرتی ہیں، تاکہ آپ وہی منگوائیں جو بکتا ہے اور جو نہیں بکتا اسے دوبارہ منگوانا بند کریں۔ بہت سے تجارتی کاروباروں کے لیے یہی وہ جگہ ہے جہاں انوینٹری مینجمنٹ سافٹ ویئر اپنی قیمت خود پوری کر دیتا ہے۔

اسٹاک کی گنتی

مکمل اسٹاک ٹیک اور فوری سائیکل کاؤنٹس ہاتھ والے اسکینر یا فون سے کیے جا سکتے ہیں۔ کچھ بھی ایڈجسٹ کرنے سے پہلے فرق دکھایا جاتا ہے، تاکہ غلط گنتی اصل اسٹاک کو ختم نہ کر دے۔

خریداری اور سپلائرز

پرچیز آرڈرز، مال کی وصولی کے نوٹس اور سپلائرز کے بیلنس سیلز کے ساتھ ہی موجود ہوتے ہیں، تاکہ آپ کا خریدار اور آپ کا اکاؤنٹنٹ ایک ہی اعداد و شمار سے کام کریں۔

پاکستان کے ریٹیلرز کے لیے FBR POS انٹیگریشن

یہ حصہ پاکستان میں ہمارے کلائنٹس کے لیے ہے۔ جو ریٹیلرز Tier-1 قواعد کے تحت آتے ہیں انہیں اپنا POS، FBR سسٹم سے جوڑنا لازمی ہے۔ ہر فروخت اسی وقت رپورٹ ہوتی ہے، اور پرنٹ شدہ رسید پر FBR ان وائس نمبر اور QR کوڈ ہوتا ہے۔

پاکستانی کلائنٹس کے لیے ہم FBR انٹیگریشن کو اپنے کسٹم POS سافٹ ویئر میں معمول کے مطابق شامل کرتے ہیں۔ وہ تفصیلات جو عموماً مسئلہ بنتی ہیں، جیسے فروخت کے دوران کنکشن کی ناکامی، دوبارہ پرنٹ، واپسی اور ایسی ان وائسز جنہیں دوبارہ بھیجنا پڑے، سافٹ ویئر میں ہی سنبھالی جاتی ہیں تاکہ کاؤنٹر چلتا رہے۔

شروع کرنے سے پہلے کیا چیک کریں

• FBR سے آپ کی رجسٹریشن کی تفصیلات اور POS ID
• کون سی برانچیں اور کاؤنٹر جوڑنے ہیں
• واپسی اور کریڈٹ نوٹس کیسے رپورٹ ہونے چاہییں
• آپ کی ٹیم میں روزانہ کا ملان کون چیک کرے گا

قواعد اور رجسٹریشن کے مراحل فیڈرل بورڈ آف ریونیو کی ویب سائٹ پر شائع ہوتے ہیں، اور وقتاً فوقتاً بدلتے رہتے ہیں۔ ہم اپنی انٹیگریشن کو اپ ٹو ڈیٹ رکھتے ہیں، لیکن آپ کی اپنی ذمہ داریوں کی تصدیق آپ کے اکاؤنٹنٹ کو کرنی چاہیے۔

اکاؤنٹس، ٹیکس اور آپ کا اکاؤنٹنٹ

کوئی بھی ایک ہی فروخت دو بار ٹائپ نہیں کرنا چاہتا، اور آپ کا کیش سسٹم آپ کو کبھی اس پر مجبور نہیں کرنا چاہیے۔ سیلز، خریداری اور ادائیگیاں آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم میں پوسٹ ہو سکتی ہیں، یا اس فارمیٹ میں ایکسپورٹ ہو سکتی ہیں جو آپ کا اکاؤنٹنٹ پہلے سے استعمال کرتا ہے۔

• UK اور یورپ کے کلائنٹس کے لیے Xero اور QuickBooks
• پاکستان کے کلائنٹس کے لیے Tally اور Busy
• باقی سب کے لیے CSV اور Excel ایکسپورٹس

وہ رپورٹس جو مالکان استعمال کرتے ہیں

اہم رپورٹس چند ہی ہیں: روزانہ سیلز، پروڈکٹ اور کیٹیگری کے حساب سے منافع، اسٹاک کی مالیت، آپ کا واجب الادا ادھار اور سپلائرز کو دینے والی رقم۔ ہم انہیں ایک ہی اسکرین پر رکھتے ہیں، اور تفصیل ایک کلک کے فاصلے پر ہوتی ہے۔

UK کی دکانوں کے لیے ہر فروخت پر VAT ریکارڈ ہوتا ہے، تاکہ Making Tax Digital کے لیے آپ کے اعداد و شمار براہِ راست اصل لین دین سے آئیں۔ ہر پروڈکٹ کے ٹیکس کے قواعد مینیجر ایک بار سیٹ کرتا ہے، کیشیئر اندازہ نہیں لگاتا۔

آپ کے POS پروجیکٹ کی منصوبہ بندی

ایک اچھے POS پروجیکٹ میں بنانے سے پہلے سننا سب سے اہم ہے۔ ہر پروجیکٹ کاؤنٹر کے جائزے سے شروع ہوتا ہے، خود آ کر یا ویڈیو کال پر۔ ہم ایک عام دن دیکھتے ہیں، جگاڑ نوٹ کرتے ہیں اور ان رپورٹس کی فہرست بناتے ہیں جو آپ کے مینیجرز مانگتے ہیں۔

آپ کس چیز کے مالک ہیں

کوڈ اور ڈیٹا آپ کے ہیں۔ اگر آپ ہم سے الگ ہو جائیں تو سسٹم آپ کے پاس رہتا ہے اور آپ اسے کسی دوسرے ڈویلپر کو دے سکتے ہیں۔ زیادہ تر سبسکرپشن سسٹمز میں ایسا نہیں ہوتا، جہاں چھوڑنے کا مطلب ہے ایک اسپریڈ شیٹ ایکسپورٹ کرنا اور نئے سرے سے شروع کرنا۔

ہر کیش کاؤنٹر یا ہر یوزر کی کوئی فیس بھی نہیں ہے۔ کرسمس کے رش کے لیے ایک کاؤنٹر یا اگلے سال نئی برانچ شامل کرنا صرف سیٹ اپ کا کام ہے، بڑا ماہانہ بل نہیں۔

اپنے موجودہ سسٹم سے منتقلی

پروڈکٹس، قیمتیں، بارکوڈز، ابتدائی اسٹاک اور کسٹمرز کے بیلنس آپ کے پرانے سسٹم یا اسپریڈ شیٹس سے امپورٹ کیے جاتے ہیں۔ ہم پہلے ایک آزمائشی امپورٹ کرتے ہیں، آپ کی ٹیم کے ساتھ ایک نمونہ چیک کرتے ہیں اور اس کے بعد ہی اصل ڈیٹا لوڈ کرتے ہیں۔

جہاں ممکن ہو، نیا سسٹم کچھ دن پرانے سسٹم کے ساتھ ساتھ چلتا ہے، تاکہ پرانے کیش کاؤنٹر بند کرنے سے پہلے آپ کل رقوم کا موازنہ کر سکیں۔

ٹریننگ اور لائیو ہونا

ہم کیشیئرز کو کاؤنٹر پر اور مینیجرز کو رپورٹس کی ٹریننگ دیتے ہیں، ریموٹ طور پر یا پاکستان میں موقع پر آ کر۔ لائیو ہونے کے بعد ہم کاروبار کے ابتدائی ہفتوں میں قریب رہتے ہیں، کیونکہ اسی وقت چھوٹے چھوٹے سوالات سامنے آتے ہیں۔

سیکیورٹی، بیک اپس اور اسٹاف کا ایکسیس

کیش سسٹم میں آپ کی سیلز، اسٹاک کی مالیت اور کسٹمرز کے ادھار کے بیلنس ہوتے ہیں، اس لیے اس کا ضائع ہونا نقصان دہ ہو گا۔ ہم ہر رات مرکزی ڈیٹا بیس کا بیک اپ ایک الگ جگہ پر لیتے ہیں، اور لائیو ہونے سے پہلے ریسٹور ٹیسٹ کرتے ہیں۔

اسٹاف کے ہر رکن کا اپنا لاگ اِن ہوتا ہے۔ کیشیئرز آپ کی طے کردہ حد تک فروخت اور واپسی کر سکتے ہیں، جبکہ مینیجرز قیمتیں بدل سکتے ہیں، رائٹ آف کی منظوری دے سکتے ہیں اور منافع کی رپورٹس دیکھ سکتے ہیں۔

اس کا مطلب ہے کہ آپ دیکھ سکتے ہیں کس نے کیا بیچا، کس نے ڈسکاؤنٹ دیا اور کس نے بغیر فروخت کے دراز کھولی۔ یہ بے اعتمادی کی بات نہیں۔ اس سے دن کے اختتام کے سوالات جھگڑے کے بجائے ایک منٹ میں حل ہو جاتے ہیں۔

اگر کاؤنٹر کا کوئی PC خراب ہو جائے تو ایک اضافی مشین جلدی سیٹ اپ کر کے سائن اِن کی جا سکتی ہے، اور دوسرے کیش کاؤنٹرز پر پہلے سے محفوظ آف لائن سیلز ضائع نہیں ہوتیں۔ ہم یہ ریکوری کا طریقہ لکھ کر دیتے ہیں تاکہ آپ کا مینیجر مصروف ہفتے کے دن بھی اس پر عمل کر سکے۔

اپ ڈیٹس پہلے آپ کے ڈیٹا کی ایک کاپی پر ٹیسٹ کی جاتی ہیں اور دکان بند ہونے کے بعد انسٹال کی جاتی ہیں، کاروبار کے دوران کبھی نہیں۔ کوئی نئی رپورٹ یا ٹیکس کی تبدیلی کبھی قطار کو نہیں روکنی چاہیے۔

وقت اور قیمت

جائزے کے بعد پروجیکٹس طے شدہ قیمت پر ہوتے ہیں، اور اسکرینز، رپورٹس اور ہارڈ ویئر تحریری طور پر درج ہوتے ہیں۔ عام ابتدائی قیمتوں کے لیے ہمارا قیمتوں کا صفحہ دیکھیں۔

اگر آپ کو کسٹمر پورٹل یا کاؤنٹر سے آگے کا کوئی سسٹم بھی چاہیے تو ہماری چھوٹے کاروبار کے لیے کسٹم سافٹ ویئر سروس اس کا احاطہ کرتی ہے۔ سڑک پر کام کرنے والے ڈرائیورز اور سیلز نمائندوں کے لیے ہم موبائل ایپس بھی بناتے ہیں جو اسی اسٹاک اور آرڈرز سے جڑی ہوتی ہیں۔

اگر آپ کا کاؤنٹر سست ہے یا آپ کے اسٹاک کے اعداد و شمار محض اندازہ ہیں تو کاؤنٹر کا جائزہ بک کریں اور ہم آپ کو دکھائیں گے کہ کسٹم POS سافٹ ویئر آپ کی دکان کے لیے کیا بدلے گا۔

پاکستان، خلیج، UK اور USA کے ریٹیلرز کے لیے کسٹم POS سافٹ ویئر

کسٹم POS سافٹ ویئر جن کاؤنٹر مسائل کو حل کرتا ہے وہ راولپنڈی، شارجہ یا لیڈز میں تقریباً ایک جیسے ہیں۔ ٹیکس کے قواعد، رسیدیں اور ہارڈ ویئر ہی ایک ملک سے دوسرے ملک میں بدلتے ہیں۔

امریکہ

امریکی ریٹیلرز کو ہر ریاست اور کبھی کبھی ہر کاؤنٹی کے حساب سے سیلز ٹیکس کا حساب چاہیے ہوتا ہے۔ ہم ہاتھ سے ٹیکس ٹیبلز بنانے کے بجائے کیش سسٹم کو ایک سیلز ٹیکس سروس اور QuickBooks سے جوڑتے ہیں۔

برطانیہ اور یورپ

UK اور EU کے ریٹیلرز کو رسیدوں پر VAT اور ایسے ریکارڈز چاہییں جو Making Tax Digital یا مقامی قواعد کے مطابق ہوں۔ سیلز آپ کے اکاؤنٹنٹ کے لیے Xero یا QuickBooks میں جا سکتی ہیں۔

مشرق وسطیٰ اور خلیجی ممالک

خلیجی ریٹیلرز کو ایسی ٹیکس ان وائسز چاہییں جن میں VAT درست دکھایا جائے، UAE میں 5% اور سعودی عرب میں 15%، اور جہاں ضروری ہو وہاں رسیدوں پر عربی بھی۔ ادھار فروخت اور کئی برانچوں کا اسٹاک ویسے ہی کام کرتے ہیں جیسے ہمارے پاکستانی سسٹمز میں۔

ہماری ٹیم اسلام آباد سے کام کرتی ہے، جو دبئی سے 1 گھنٹہ، لندن سے 4 سے 5 گھنٹے اور نیویارک سے 9 سے 10 گھنٹے آگے ہے۔ کالز آپ کے ٹائم زون میں بک کی جاتی ہیں، اور امریکہ کی صبح ہماری شام میں آتی ہے۔ پڑھیں کہ ہمارے بین الاقوامی کلائنٹس کے لیے ریموٹ پروجیکٹس پہلی کال سے لانچ تک کیسے چلتے ہیں۔