Software TPV a medida para comercios minoristas y mayoristas

Un software TPV a medida demuestra su valor en el mostrador, no en una demo comercial. Cuando un mayorista vende el mismo cable por metros a un cliente y por bobinas a otro, o una tienda tiene tres cajas y dos sucursales, los sistemas genéricos empiezan a flaquear. El personal se inventa apaños y, a final de mes, las cifras de stock y la caja no cuadran.

Cuándo un software TPV a medida supera a un sistema estándar

Para una pequeña cafetería o una tienda de regalos con una sola caja, un sistema por suscripción como Square o Lightspeed suele ser la opción adecuada. Si es tu caso, te lo diremos.

Un sistema a medida tiene sentido cuando tu forma de vender no encaja con la lógica del software. Las señales suelen ser evidentes para quienes están en el mostrador:

• Vendes a precio de mayorista y de minorista, a veces al mismo cliente el mismo día.
• Los artículos se venden en más de una unidad, como cajas, paquetes, metros o kilos.
• Los clientes habituales compran a crédito y pagan semanal o mensualmente.
• El stock se mueve entre sucursales o un almacén, y nadie se fía de las cifras de los traspasos.
• Pagas por caja, por usuario y por complemento, y la factura mensual no deja de crecer.

Nuestro fundador llevó durante años el mostrador, el almacén y la contabilidad de un negocio de material eléctrico antes de dedicarse al software. El TPV que desarrollamos para ese negocio sigue funcionando allí hoy, así que sabemos lo que le hace una avalancha de sábado a una pantalla mal diseñada. Puedes leer más en nuestro caso de éxito del TPV de Star Electric.

Negocios a los que suele encajar

• Un proveedor de ferretería y material eléctrico en Birmingham con cuentas de profesionales y clientes de paso
• Un mayorista de recambios de coche en Lahore que vende a talleres con crédito mensual
• Una cadena familiar de alimentación con tres sucursales y un almacén central
• Un almacén de materiales de construcción en Cork que vende por peso, longitud y palé

Cada uno necesita su propio TPV por un motivo distinto. Lo que tienen en común es un mostrador con movimiento todo el día y un propietario que quiere cifras fiables.

Problemas del mostrador que soluciona un TPV a medida

Estas son las quejas que más oímos a propietarios y encargados de tiendas. Cada una tiene una solución clara cuando el software se diseña en torno a tu negocio.

• Cobros lentos. Demasiados toques por venta. Diseñamos la pantalla de facturación en torno a tus productos más vendidos, con escaneo de códigos de barras y atajos de teclado para el personal que atiende todo el día.
• Stock que no coincide con la estantería. Las ventas, devoluciones, compras y traspasos actualizan el stock en un solo lugar, con un motivo registrado para cada ajuste.
• Ventas a crédito en una libreta. Las cuentas de clientes, los límites de crédito y los extractos están en el sistema, no en un cajón.
• Cajas que se paran cuando se cae internet. La facturación sin conexión mantiene todos los mostradores vendiendo y sincroniza cuando vuelve la conexión.
• Discusiones al cierre del día. Un informe diario de caja por mostrador y por cajero que cuadra con el cajón, con las ventas con tarjeta y a crédito por separado.

Facturación que mantiene la cola en movimiento

Una pantalla de mostrador debería poder aprenderse en una hora. Debe mostrar al cajero solo lo que necesita para la venta que tiene delante: el artículo, el precio, la cantidad y el total.

Los descuentos, devoluciones y cambios siguen las reglas que tú defines, para que un empleado nuevo no pueda regalar margen por error. Los encargados pueden autorizar excepciones con su propio usuario, y cada excepción queda registrada.

¿Funciona cuando se cae internet?

Sí. Los cortes de internet ocurren en cualquier calle comercial y en cualquier mercado. Nuestro software de facturación para comercios guarda primero cada venta en local, imprime el ticket y sincroniza con la base de datos principal cuando vuelve la línea. Los clientes no esperan mientras alguien reinicia el router.

Hardware en el mostrador

• Lectores de códigos de barras, tanto de mano como fijos
• Impresoras térmicas de tickets de 58 mm y 80 mm de ancho
• Impresoras de etiquetas para estanterías y códigos de barras
• Cajones portamonedas, visores para clientes y terminales de pago con tarjeta

Configuramos y probamos cada dispositivo en cada mostrador antes de la puesta en marcha. Los tickets se imprimen como tú quieras, con tu logotipo, tu política de devoluciones y tus datos fiscales. Si ya tienes hardware que funciona, lo aprovechamos en lugar de pedirte que compres uno nuevo.

Registros de stock en los que puedes confiar

Un TPV es tan bueno como sus cifras de stock. La parte de stock del sistema controla lo que entra, lo que sale y lo que se queda demasiado tiempo parado.

Stock en varias sucursales

Cada sucursal ve su propio stock y puede consultar lo que tienen las demás antes de decirle que no a un cliente. Los traspasos se envían desde un punto y se reciben en el otro, así que el stock nunca se cuenta en dos sitios a la vez.

El propietario o la central ven todas las sucursales en una sola pantalla: las ventas del día hasta el momento, el valor del stock de cada punto y qué sucursal se está quedando sin un artículo de alta rotación. Los encargados de sucursal solo ven sus propias cifras, salvo que tú decidas otra cosa.

Los precios pueden fijarse de forma centralizada o por sucursal, lo que ayuda cuando el alquiler y la competencia local cambian de una ciudad a otra.

Stock muerto y reposición

Los informes de stock de baja rotación y stock muerto muestran qué está inmovilizando tu dinero. Los informes de reposición usan tu historial real de ventas, así que pides lo que se vende y dejas de reponer lo que no. Para muchos negocios comerciales, aquí es donde el software de gestión de inventario se amortiza.

Recuentos de stock

Los inventarios completos y los recuentos cíclicos rápidos pueden hacerse con un lector de mano o un móvil. Las diferencias se muestran antes de ajustar nada, para que un error de recuento no borre stock real.

Compras y proveedores

Los pedidos de compra, los albaranes de entrada y los saldos de proveedores están junto a las ventas, para que tu comprador y tu gestor trabajen con las mismas cifras.

Integración del TPV con la FBR para comercios de Pakistán

Esta sección se aplica a nuestros clientes de Pakistán. Los comercios sujetos a las normas Tier-1 deben conectar su TPV al sistema de la FBR. Cada venta se comunica en el momento en que se produce, y el ticket impreso lleva un número de factura de la FBR y un código QR.

Para los clientes de Pakistán incluimos de serie la integración con la FBR en nuestro software TPV a medida. Los detalles que suelen fallar, como las conexiones que se caen durante una venta, las reimpresiones, las devoluciones y las facturas que hay que reenviar, se gestionan en el software para que el mostrador siga funcionando.

Qué comprobar antes de empezar

• Tus datos de registro y tu ID de TPV de la FBR
• Qué sucursales y mostradores hay que conectar
• Cómo deben comunicarse las devoluciones y las notas de abono
• Quién de tu equipo revisará la conciliación diaria

Las normas y los pasos de registro se publican en la web del Federal Board of Revenue, y cambian de vez en cuando. Mantenemos nuestra integración actualizada, pero tu gestor debe confirmar tus obligaciones concretas.

Contabilidad, impuestos y tu gestor

Nadie quiere teclear la misma venta dos veces, y tu caja nunca debería obligarte a hacerlo. Las ventas, compras y pagos pueden registrarse en tu sistema contable o exportarse en un formato que tu gestor ya utilice.

• Xero y QuickBooks para clientes del Reino Unido y Europa
• Tally y Busy para clientes de Pakistán
• Exportaciones a CSV y Excel para todo lo demás

Informes que usan los propietarios

Los informes que importan son pocos: ventas diarias, margen por producto y categoría, valor del stock, crédito que te deben y dinero que debes a proveedores. Los ponemos en una sola pantalla, con el detalle a un clic.

Para las tiendas del Reino Unido, el IVA se registra en cada venta, así que tus cifras para Making Tax Digital salen directamente de transacciones reales. Las normas fiscales de cada producto las fija una vez un encargado, no las adivina un cajero.

Cómo planificar tu proyecto de TPV

Un buen proyecto de TPV consiste sobre todo en escuchar antes de desarrollar. Cada proyecto empieza con una visita al mostrador, en persona o por videollamada. Observamos un día normal, anotamos los apaños y listamos los informes que piden tus encargados.

Lo que es tuyo

El código y los datos son tuyos. Si dejas de trabajar con nosotros, conservas el sistema y puedes pasárselo a otro desarrollador. Eso no ocurre con la mayoría de los sistemas por suscripción, donde irse significa exportar una hoja de cálculo y empezar de cero.

Tampoco hay cuota por caja ni por usuario. Añadir un mostrador para la campaña de Navidad, o una nueva sucursal el año que viene, es un trabajo de configuración y no una factura mensual más alta.

Cómo pasar desde tu sistema actual

Los productos, precios, códigos de barras, stock inicial y saldos de clientes se importan desde tu sistema antiguo o tus hojas de cálculo. Primero hacemos una importación de prueba, revisamos una muestra con tu equipo y solo entonces cargamos los datos reales.

Cuando es posible, el nuevo sistema funciona en paralelo con el antiguo durante unos días, para que puedas comparar totales antes de apagar las cajas antiguas.

Formación y puesta en marcha

Formamos a los cajeros en el mostrador y a los encargados en los informes, en remoto o presencialmente en Pakistán. Tras la puesta en marcha seguimos cerca durante las primeras semanas de actividad, porque es cuando surgen las pequeñas dudas.

Seguridad, copias de seguridad y acceso del personal

Un sistema de caja guarda tus ventas, el valor de tu stock y los saldos de crédito de tus clientes, así que perderlo haría daño. Hacemos cada noche una copia de seguridad de la base de datos principal en otra ubicación, y probamos una restauración antes de la puesta en marcha.

Cada miembro del personal tiene su propio usuario. Los cajeros pueden vender y aceptar devoluciones hasta el límite que tú fijes, mientras que los encargados pueden cambiar precios, aprobar bajas y ver los informes de margen.

Así puedes ver quién vendió qué, quién hizo un descuento y quién abrió el cajón sin una venta. No se trata de desconfianza. Resuelve las dudas del cierre del día en un minuto en lugar de en una discusión.

Si falla el ordenador de un mostrador, se puede configurar y conectar rápidamente un equipo de repuesto, y las ventas sin conexión ya guardadas en otras cajas no se pierden. Dejamos este procedimiento de recuperación por escrito para que tu encargado pueda seguirlo un sábado de mucho trabajo.

Las actualizaciones se prueban primero en una copia de tus datos y se instalan después del cierre, nunca en plena jornada. Un informe nuevo o un cambio fiscal nunca deberían detener la cola.

Plazos y precio

Los proyectos tienen precio cerrado tras la visita al mostrador, con las pantallas, los informes y el hardware detallados por escrito. Consulta nuestra página de precios para ver los puntos de partida habituales.

Si además necesitas un portal para clientes o un sistema que vaya más allá del mostrador, nuestro servicio de software a medida para pequeñas empresas lo cubre. Para repartidores y comerciales en ruta, también desarrollamos apps móviles conectadas al mismo stock y a los mismos pedidos.

Si tu mostrador es lento o tus cifras de stock son una suposición, reserva una visita al mostrador y te mostraremos qué cambiaría un software TPV a medida en tu tienda.

Software TPV a medida para comercios de Pakistán, el Golfo, Reino Unido y EE. UU.

Los problemas de mostrador que resuelve un software TPV a medida son prácticamente los mismos en Rawalpindi, Sharjah o Leeds. Lo que cambia de un país a otro son las normas fiscales, los tickets y el hardware.

Estados Unidos

Los comercios de EE. UU. necesitan calcular el impuesto sobre las ventas por estado y a veces por condado. Conectamos la caja a un servicio de impuestos sobre las ventas y a QuickBooks en lugar de crear tablas fiscales a mano.

Reino Unido y Europa

Los comercios del Reino Unido y la UE necesitan el IVA en los tickets y registros que se ajusten a Making Tax Digital o a la normativa local. Las ventas pueden pasar a Xero o QuickBooks para tu gestor.

Oriente Medio y el Golfo

Los comercios del Golfo necesitan facturas fiscales que muestren correctamente el IVA, del 5% en los EAU y del 15% en Arabia Saudí, con árabe en los tickets cuando se exija. Las ventas a crédito y el stock en varias sucursales funcionan igual que en nuestros proyectos para Pakistán.

Nuestro equipo trabaja desde Islamabad, que va 1 hora por delante de Dubái, de 4 a 5 horas por delante de Londres y de 9 a 10 horas por delante de Nueva York. Las llamadas se programan en tu zona horaria, y las mañanas de EE. UU. coinciden con nuestra tarde. Descubre cómo funcionan nuestros proyectos en remoto para clientes internacionales desde la primera llamada hasta el lanzamiento.